I den här intervjun ger Lars 4 tips för att komma igång med förbättringsarbetet och berättar mer om hur man får med sina medarbetare på förbättringståget.

Berätta lite om dig själv och din relation till förbättringsarbete

– Jag har sysslat med kvalitets- och förbättringsfrågor under hela mitt yrkesverksamma liv, både som forskare men mest ute i företagen där jag stöttar verksamheter att utveckla sin förbättringsförmåga. Jag började med att studera ingenjörskonst och senare ekonomi och konstaterade då att den kombinationen passade väldigt bra ihop.

– Produktionsteknik handlar mycket om att skapa effektivitet i våra processer och marknadsföring handlar väldigt mycket om kunder och att förstå värdeskapande. Tillsammans ledde detta mig tidigt in i ett spännande och viktigt område vilket gett mig möjlighet att bidra till framgång genom att stödja verksamheter runt om i världen.

– Dessutom är jag som person en sån som gillar att förbättra saker. Det ligger helt enkelt i min natur. Så vad som lett mig dit jag är idag är nog en kombination av hur jag är, vad jag jobbat med och vad jag brinner ofantligt mycket för.

Varför arbetar inte alla systematiskt med förbättringsarbete?

– En grundinsikt att ha med sig är att alla människor i grunden vill förbättra, i alla fall det som är viktigt. Om inte så beror det förmodligen på djupare problem i organisationen. Sedan kan vi förstås brinna mer eller mindre för olika saker. Så varför sker det inte mer än vad som sker?

– En av huvudorsakerna är att man grovt underskattar svårighetsgraden av att förbättra en verksamhet. Jag brukar göra en liknelse med idrotten: att börja träna, det kan alla göra – men att hålla i träningen handlar om långsiktighet och kontinuitet. Det är svårare att få till. Om vi sedan pratar om att träna för att vinna OS-guld och träna på elitnivå, ja då är träning väldigt, väldigt svårt och kräver till och med vetenskapliga angreppssätt.

– Dagens organisationer är på elitnivå. De är inte soffpotatisar, för om de vore det så hade de gått i konkurs för länge sedan. Vi tror alltså att det är enkelt. Man kan jämföra ett sämre genomfört förbättringsarbete med att sätta en elitidrottare på att börja motionera och tro att den ska bli bättre.

– Den andra orsaken är att vi har för låg kunskap inom området idag. Det handlar även om bristande kunskap i de metoder och verktyg som krävs för att man ska kunna göra bra förbättringar. I många fall så tror man att det bara är att gå ut och “göra saker”, men det kräver både erfarenhet och förbättringskunskaper för att kunna göra det på rätt sätt. Man behöver ha koll på allt från de övergripande delarna ned till de praktiska delarna.

– Den tredje orsaken är utmaningen i att det handlar kontinuitet och uthållighet – precis som inom idrotten. För även den här enkla motionen som vi alla skulle må bra av, som att springa tre gånger i veckan, är svår att upprätthålla. Det måste bli en livsstil. De verksamheter som kommit riktigt långt i sitt förbättringsarbete har ofta hållit på i decennier.

Hur gör man för att få med organisationen på tåget att arbeta för att lösa grundorsaker i stället för att åtgärda symtom?

– Man måste involvera människor. Den bästa motivationskur en organisation kan få är förbättringsarbete. Men här är det viktigt att påpeka att förbättringsarbete lätt kan bli ett sorts “fritt valt arbete” där alla springer runt och gör lite högt och lågt, här och där. Det kommer inte att skapa något större värde eller ge resultat, varken för verksamheten eller medarbetarengagemanget. Om vi istället får igång ett förbättringsarbete som leder till att människor jobbar med det som faktiskt är viktigt, alltså bidrar till att lösa företagets stora utmaningar och det som är väsentligt för företagets framgång, så kommer motivationen.

– Människor vill göra skillnad, det är ren motivationspsykologi. Vi ser i organisationer som lyckas väl i sitt förbättringsarbete att de har medarbetare som är mer lojala. Man har lägre personalomsättning, högre arbetstillfredsställelse och högre motivation. Jag menar att det bästa och kanske enda sättet att i grunden motivera människor är att få in dem i ett förbättringsarbete där vi tillsammans styr vårt företag mot vår framtid.

Vad händer om man inte får till arbetet med kontinuerlig förbättring?

– Kvalitetsbristkostnader är en effekt. Det är kostnaden för allt det där som finns där i onödan, när vi istället hade kunnat göra saker på ett bättre sätt. För att beskriva kvalitetsbristkostnader kan man börja med att titta på ordet “kvalitet” eftersom begreppet “kostnaden för bristande kvalitet” beror på hur man definierar ordet kvalitet. Till vardags, i matbutiken exempelvis, associerar vi kanske kvalitet till hur lång hållbarhet eller livslängd en produkt har.

– Men ordet kvalitet har en definition sedan ungefär 50 år och den handlar om “förmågan att möta behoven och förväntningarna hos dem vi finns till för – alltså dem vi levererar till”. Och tänker man på det så, så är det ju därför en organisation finns till.

– Sedan finns det två begrepp till kopplade till kvalitet, och det är effektivitet – att göra rätt saker för dem vi är till för. För om vi inte förstår dem vi finns till för så får vi problem. På svenska kallas detta för yttre effektivitet och motsvarar engelskans effectiveness – förmågan att göra rätt saker. Det andra kallar vi för inre effektivitet, vilket motsvarar engelskans efficiency – förmågan att göra saker på rätt sätt. En framgångsrik verksamhet måste göra rätt saker på rätt sätt.

– Kvalitetsbristkostnader kan uppstå antingen genom att man inte gör rätt saker, eller att man inte gör saker på rätt sätt. Och kopplar man det här till verksamheter så finns det ju otroligt mycket saker att titta på. Jag har alltid liknat det här med ett isberg. Ovanför ytan finns allt man känner till och vet att man måste göra något åt – det kanske är missnöjda kunder, att man måste göra om saker eller kassera produkter – medan det under ytan finns så mycket mer.

Vilka saker behöver man fokusera på för att komma i gång med förbättringsarbetet?

● Satsa på kunskap. Det är A och O. Utan kunskap kommer det inte fungera. Utvecklingen går dessutom allt fortare, något som ställer stora krav på ett intensivt livslångt lärande.

● Främja engagemanget. Börja med saker som snabbt ger effekt på resultatet. Framgång föder framgång.

● Avsätt resurser. Förbättringsarbete kostar tid och pengar initialt men långsiktigt är det är väldigt lönsamt. Förbättringsarbete måste ses som en investering. Investerar man mycket får man mycket tillbaka. Investerar man inget så får man inget tillbaka.

● Kom igång successivt. Börja där ni befinner er och hitta en lagom nivå. Gör man för mycket blir det övermäktigt och gör man för lite så händer det inget.

Tycker du att det är en utmaning att få till det kontinuerliga förbättringsarbetet?

Besök Lars Sörqvists blogg om du vill veta mer om kvalitets- och förbättringsarbete.