En logisk, okomplicerad och uppdaterad dokumenthantering är något som de flesta som arbetar i digitala system önskar. Men att hitta ett dokumenthanteringssystem som fixar det kan vara svårt. Så vad är det som gör det så krångligt egentligen? 

(Psst! I slutet av inlägget kan du läsa mer om Centuri och hur det är utformat för att vara både enkelt och effektivt på samma gång...)

5 saker som gör dokumenthantering krångligt (och tips på vad du kan göra åt det)

• Du missar detaljer i din kravställan för ditt dokumenthanteringssystem

Att hitta ett dokumenthanteringssystem som stöttar och förenklar arbetet för alla användare, idag såväl som i framtiden är målet för de flesta. Men att få till en detaljerad kravställan utan luckor är svårt om man stirrar sig blind på alla enskilda uppgifter systemet ska lösa. Att förstå hur era medarbetare verkligen jobbar och vad som skulle stötta dem för att bli ännu mer effektiva är både viktigare och ger tydligare prioriteringar i valet av system.

• Du lyckas inte förmå alla i verksamheten att använda dokumenthanteringssystemet på rätt sätt

Att implementera ett nytt system är en sak, men att få hela organisationen att använda det som man tänkt sig är en annan. Kraftfulla dokumenthanteringssystem har ofta ett komplext användargränssnitt och en lång inlärningsperiod. Om verksamheten dessutom har många olika roller och typer av arbeten så krävs ganska stora insatser för att lära ut nya system och arbetssätt. Genom att se till att dokumenthanteringssystemet är intuitivt och enkelt säkerställer du att det faktiskt används. 

• Du hittar ingen skräddarsydd lösning för dokumenthantering som passar ditt företags unika behov

Behoven för dokumenthantering skiljer sig stort mellan olika typer av verksamheter, branscher och företag. Att hitta ett system som är specifikt utformat för sitt företags unika behov är oftast en utopi. Resultatet blir inte sällan att man ändå behöver avstå från någon viktig funktion om man bestämmer sig för ett statiskt system som är anpassat efter en viss typ av verksamhet. Att välja ett system som är framtaget för att vara just flexibelt är därför ofta att föredra eftersom det även gör att det kan växa och förändras med verksamheten.

• Du har varken tid eller kunskap att hålla dokumenthanteringssystemet uppdaterat

För kraftfulla dokumenthanteringssystem krävs ofta en ganska gedigen kunskap inom IT för att hålla systemet uppdaterat. Att kunna hantera och styra systemet internt om brådskande saker sker kan vara affärskritiskt då det i många fall kan ta ganska lång tid innan en IT-konsult har möjlighet att hjälpa till. Därför är det smart att välja ett dokumenthanteringssystem där det är enkelt att ändra i processer, roller och flöden för att snabbt kunna anpassa sig till nya omständigheter.

• Du kompromissar med antingen användarvänlighet eller funktion

Ett vanligt problem är att kraftfulla dokumenthanteringssystem blir för komplicerade att använda medan system som är enkla att använda blir för smala och saknar viktiga funktioner. Men man behöver faktiskt inte kompromissa med dessa saker. Se med andra ord till att välja ett dokumenthanteringssystem som är skalbart – ett standardiserat system som är enkelt för användaren men som du ändå kan växa i.

Centuri – en intuitiv och kraftfull plattform för dokumenthantering

Till skillnad från många andra system är Centuri utformat med användaren i fokus för att göra det så okomplicerat som möjligt. Det beror helt enkelt på att dokumenthanteringssystem som är för komplicerade riskerar att inte användas alls. Trots att Centuri är enkelt är det samtidigt så kraftfullt att det klarar komplexa organisationsstrukturer och arbetsuppgifter, olika typer av systemfloror samt höga regulatoriska krav och säkerhetskrav. 

Vi har anpassat tekniken efter användarbeteenden och inte tvärtom

Centuri är skapat för att passa vår mänskliga hjärna. Det innebär att systemet stödjer olika typer av användarbeteenden eftersom vi lär oss och tar oss an uppgifter på olika sätt. Man behöver med andra ord inte lära sig nya arbetssätt eller ändra befintliga arbetsflöden för att komma igång och använda Centuri. 

Alla funktioner som finns i systemet är enkla att anpassa vilket gör att de enskilda arbetsuppgifterna med fördel kan hanteras av varje individ – på det sätt den personen vill ha det.

• Traditionell mappstruktur och ett intuitivt gränssnitt gör dokumenthanteringen enkel
• Smart sökfunktion gör att du hittar rätt och riktig information snabbt
• Tydliga visuella element och enkla funktioner som drag-and-drop förenklar användandet
• Rollbaserad användning och ägandeskap ger ökad kontroll och säkerhet

Den höga flexibiliteten gör systemet både stabilt och hållbart 

Centuri är framtaget för att vara ett flexibelt dokumenthanteringssystem, vilket även gör det så kraftfullt. Det innebär att det är snabbt och enkelt att implementera oavsett typ av verksamhet eller storlek på företag. Det är lätt att anpassa, förändra och konfigurera för att passa olika verksamheters unika behov. Dessutom är det enkelt att hålla systemet uppdaterat även med enbart baskunskaper inom IT. 

Systemet är byggt för att vara både helhetslösning och fungera för en separat del av informationshanteringen. Dessutom växer, utvecklas och anpassas systemet enkelt i takt med att verksamheten gör det. 

Med Centuri behöver du alltså inte kompromissa med varken användarvänlighet eller funktion