Innan du beslutar dig för om du ska bygga en egen IT-lösning eller köpa en standardlösning för din verksamhetsledning och informationshantering så behöver du förstås väga in de ekonomiska aspekterna. Men att förutse totalkostnaden för en egenutvecklad lösning är minst sagt klurigt.

När du nu kommit så långt i din process att du har: kartlagt din verksamhets behov, du har koll på de regulatoriska kraven, du vet vilka baskrav ett ledningssystem behöver uppfylla och vilka systemfunktioner som krävs – kan du börja räkna på vad det skulle kosta för din verksamhet att bygga ett eget IT-stöd för ledningssystem. 

Psst! Om du missat del 1 och 2 i vår inläggsserie som tar upp det du behöver veta för att bygga en egen IT-lösning för ledningssystem, så tipsar vi om att läsa och ladda ner vår checklista innan du börjar räkna på kostnaderna. 

Här hittar du artikel 1 och artikel 2 + “Checklista för hemmasnickare”

Utmaningarna med att planera kostnaden för en egen IT-lösning

För att kunna förutse och planera för kostnaderna av ett eget IT-projekt behöver du skapa dig en helhetsbild av projektet. Där behöver de övergripande områdena planering, genomförande, förvaltning och vidareutveckling ingå och specificeras. Att kostnadsberäkna själva utvecklingen av IT-lösningen är det enklaste momentet. Det är ett konkret och inramat projekt med ramar och uppgifter som ska avverkas inom en inte alltför avlägsen framtid. Det innebär också att uppföljningen av insatsen och resultatet enkelt kan mätas.

Däremot blir det mer komplicerat att beräkna vad de långsiktiga ekonomiska effekterna av ett hemmabygge blir – där kostnaden för vidareutveckling och förvaltning ofta glöms eller viftas bort. Men att ta hand om en egen IT-lösning kräver både hög kompetens och stora resurser. Dessutom är det svårt att ringa in vad som ingår och hur verksamheten, branschen och omvärlden utvecklas över tid.

Det handlar helt enkelt om att vi dels inte med säkerhet kan veta vad som händer i framtiden, och dels om att det är svårt att avgränsa ett pågående arbete samt att veta vad och hur man ska mäta. 

Så för att på ett värdefullt sätt kunna beräkna totalkostnaden av ett hemmabygge krävs strategisk förmåga, förståelse för IT, verksamheten såväl som för organisationen – dessutom behöver ni ha kunskap i hur ni mäter det värde ni får kontra kostnaden. 

Men om jag bygger på en befintlig plattform då?

Att bygga sin lösning på t ex Sharepoint, EPi-server eller liknande som du ”ändå har” kan ju tyckas vara gratis. Men det är viktigt att tänka på att det ofta krävs utökning av både hårdvara och mjukvarulicenser för att ditt ihopbyggda IT-stöd fullt ut ska supporta ett ledningssystem. 

Och när det gäller administration av systemet är standardsystemen ofta byggda för att kunna hantera en mängd olika kunders krav på förenklad administration vilket gör att de täckt in alla aspekter av vad som tar tid och är krångligt för förvaltningen. Något som kan vara svårt att förutse - och inte minst finansiera - med egenbyggda lösningar. 

Det här gör att den administrativa bördan för förvaltning ofta är nästan dubbelt så hög för egenbyggda lösningar jämfört med standardsystem.

De supportavgifter du får betala för ett standardsystem täcker dessutom normalt kostnader för både support och vidareutveckling av produkten vilket gör att förutsägbarheten är hög. 

Kort och gott är det svårt att få en överblick över de ekonomiska effekterna av ett hemmabygge - och då främst de långsiktiga. I vår kommande räknesnurra kan du få vägledning i vad ditt IT-projekt skulle kosta om du väljer att utveckla eget IT-stöd för ledningssystem.

Slutligen kommer några snabba tips för dig som funderar på standardsystem

Även om många standardsystem är funktionsbaserade specialsystem med begränsad flexibilitet och integrationsförmåga så finns det alternativ. När du tittar på ett standardsystem tänk på detta:

1. Säkerställ att det finns en stark processmotor i botten.

2. Kontrollera att systemet tillåter en fri konfiguration av processer med roller och ansvar för olika aktiviteter i flödet. 

3. Och försäkra dig om att det är lätt att integrera med andra system för att minska risken och arbetet med duplicerad information.

Om du missat del 1 och 2 i serien som handlar om att bygga ett eget IT-stöd för ledningssystem hittar du dem här: 

Artikel 1: Ska du bygga en egen IT-lösning

Artikel 2: Har du allt på plats för att förvalta och vidareutveckla ert ledningssystem?

Och här kan du ladda ner en checklista som tar upp de 66 systemfunktioner som krävs för att en IT-lösning ska uppfylla baskraven för IT-stöd för ledningssystem.