Med försiktig optimism kan vi nu börja föreställa oss en vardag bortom pandemin, eller åtminstone en som fungerar någorlunda normalt vid sidan av den. Stora förändringar har skett världen över och den verklighet vi tog för givet vid årsskiftet är förbi.

Det vi nu är på väg mot, och kanske redan befinner oss i, är ett nytt normaltillstånd. En vardag där den digitala transformationen redan slagit igenom, där överlevande företag måste vara mer flexibla och bättre förberedda på att anpassa sig till omvälvande händelser. Så vad krävs egentligen för att som företag säkra en plats långt fram i ledet i den här nya vardagen?

Vi kan konstatera att de verksamheter som klarat sig bra genom krisen har snabbrörlighet gemensamt.

En organisation som effektivt kan ställa om utan att tappa fart eller kvalitet är, och kommer att vara, den viktigaste tillgången för kunskapsföretagen. Och verksamheter som har flexibilitet inbyggt i sina arbetsflöden ställer om snabbare än motparter som sitter fast i tröga, manuella och omoderna processer.

Det är med andra ord dags att kavla upp ärmarna ytterligare i detta maraton, och fokusera på flexibilitet och förmåga till snabb omställning. 

- Läs mer: Hur kan Centuri hjälpa er bli snabbrörliga?

Hur förberett är ditt företag på att ställa om under kris? 5 frågor

• Kan ni ta beslut snabbt?

Beslutsfattande är ofta en onödigt tidskrävande uppgift där hierarkier och långsamma processer blir flaskhalsar i stora som små arbeten. Och vid stopp skapas förstås ringar på vattnet, som i sin tur kan påverka hela operativa kedjor i verksamheten. I många fall involverar beslutsfattande även fler människor än vad som egentligen behövs.

Se till att ni har en genomtänkt informationshantering som möter kraven på enkel tillgång till rätt information och möjliggör kontinuerlig feedback och uppföljning i alla led. Om de beslut som  kan fattas redan på kundnivå också gör det, kan man spara mycket tid. 

• Är ni redo för hybridarbete?

Att få hela teamet att arbeta sömlöst på distans har inneburit stora utmaningar. Samtidigt vittnar många företag om att det gått över förväntan. Man har vant sig vid videomöten och andra digitala verktyg. Men när det nu börjar bli dags att återgå till våra fysiska kontor behöver vi se över hur distansarbetet på ett smidigt sätt kan övergå till hybridarbete; att halva teamet finns på kontoret och resten utspridda i landet och eventuellt världen ställer förstås andra krav på processer, informationshantering och säkerhet. 

Ta tillfället i akt att utvärdera vilka verktyg och arbetssätt som fungerat bra och mindre bra. Att involvera medarbetarna i detta är värdefullt för att få med olika synvinklar och arbetssätt. 

• Optimerar ni löpande för produktivitet (och kvalitet)?

Att kontinuerligt genomlysa processer och flöden gör ofta underverk för produktiviteten. Det man mäter, kan man förbättra. Man får inte glömma att även kvalitet måste vägas in i ekvationen. Det är därför viktigt att veta vilka uppgifter som passar att automatisera, och vilka som kräver och mår bra av att hanteras av en mänsklig hjärna. 

Med en strukturerad hantering av ärenden kan man exempelvis få data på handläggningstider för olika typer av ärenden, vilka problem som är mest återkommande och liknande för att förstå vad som kan automatiseras och vad som behöver handpåläggning.

• Finns riskanalys inbyggt i era processer?

Få eller inga saker tar så mycket tid och energi som upprepade misstag. Att göra samma fel om och om igen är verkligen ingen vinnarstrategi, även om det ibland kan kännas effektivt att bara få undan saker från sitt bord. Med riskanalys inbyggt i det dagliga arbetet säkerställer man att resurser utnyttjas på rätt ställe, för rätt uppgift och vid rätt tidpunkt. Dessutom blir beslutsfattandet både snabbare och enklare när risker och förbättringspotential blir synliggjorda. 

Inventera era behov och möjligheter inom proaktivt riskarbete. Identifiera hur dessa kan integreras inom företagets processer - var fångas risker upp först? Hur tas de vidare? Och hur synliggörs riskarbetet internt?

• Utnyttjar ni er digitala verktygslåda strategiskt?

Många företag har ett myller av olika system sammankopplade till en helhet, på grund av att nya behov helt enkelt tillkommit över tid. Detta fungerar ofta ett tag men när högre krav ställs på flexibilitet kan inte dessa systemfloror smidigt formas om till de nya förutsättningarna och fungera som en väloljad enhet. Värdefull data kan inte hanteras effektivt, det är krångligt att förstå vilket system som gör vad, och dessutom är sammankopplade system ofta en källa till säkerhetsrisker. Digitalisering blir på det här sättet ett hinder istället för språngbräda. 

Gör problemet synligt i varje avdelning, och genomlys luckorna mellan system där data och effektiv arbetsgång försvinner in i svarta hål. Täpp därefter igen luckorna genom smarta integrationer, eller nya helhetslösningar som sparar tid och pengar på sikt.

Vad är då det viktigaste att ta med sig vad gäller förmåga att ställa om snabbt?

En centraliserad och för ändamålet optimerad informationshantering löser inte alla men många problem kopplade till tröga processer, bristande flexibilitet och dolda risker inom företag. Läs gärna mer om hur du med hjälp av Centuri kan trimma din verksamhet för vår nya vardag.